Удаленная работа в 2020 году: преимущества и главные этапы внедрения

Удаленная работа в 2020 году: преимущества и главные этапы внедрения

Во время пандемии COVID-19 и карантина компании, желающие успешно развивать свой бизнес, были вынуждены в ускоренном темпе адаптироваться под новые реалии рынка. И одной из главных задач работодателей стал выбор формата деятельности.

В условиях действия карантинных ограничений, когда забота о здоровье персонала вышла на первый план, наиболее оптимальным вариантом для бизнеса становится переход на удаленную работу. Преимущества такого формата уже успели оценить как украинские, так и международные компании.

В чем же главные плюсы удаленной деятельности? И как перевести бизнес на новый формат работы, не снизив при этом эффективность команды? Обо всем этом читайте далее.

Удаленная работа в 2020 году: главные преимущества

Удаленная работа в 2020 году

Концепцию удаленной работы впервые озвучили еще в 1972 году. Тогда была высказана идея о том, что сотрудникам не обязательно трудиться в офисе, потому что благодаря существующим средствам связи контакт с ними можно поддерживать и на расстоянии. Спустя годы благодаря развитию Интернета интерес к удаленной работы увеличился. А во время пандемии коронавируса и введенных из-за нее ограничений дистанционный формат деятельности стал особенно актуальным и востребованным в разных сферах.

Например, в 2020 году на удаленную работы перешли такие мировые гиганты, как Twitter, Facebook, Amazon, Google и Microsoft. В украинских компаниях также практикуется дистанционная деятельность. В текущем году о новом формате организации труда заявляли Uklon, Wargaming, Work.ua, ЛУН, monobank, Grammarly, Vodafone и другие. Некоторые компании отправили на удаленную работу весь персонал, а другие – определенных специалистов или отделы.

Перевод коллектива на дистанционную работу помогает не только обезопасить людей от заражения вирусными инфекциями. Такой подход открывает перед компанией новые возможности. Если правильно выстроить все процессы и грамотно управлять персоналом, то в итоге можно повысить продуктивность сотрудников, снизить расходы и улучшить бизнес-показатели.

К преимуществам удаленной работы для бизнеса относят:

  • сокращение расходов. Когда коллектив работает дистанционно, владелец бизнеса уменьшает затраты на аренду офиса и его обслуживание;

  • экономическая выгода. В некоторых случаях владельцы бизнеса выплачивают своим сотрудникам зарплату только по факту выполненной работы. Чем больше специалист сделал задач, тем выше получил доход. Благодаря такому подходу работодатель способен эффективно распоряжаться средствами из фонда заработной платы;

  • возможность сформировать команду из сотрудников, которые работают в разных городах и даже странах. Формат дистанционной работы позволяет нанимать квалифицированных специалистов, которые проживают в разных частях мира. Кроме того, формирование команды из людей, находящихся в разных часовых поясах, позволит наладить круглосуточный график работы, если в этом есть необходимость;

  • высокая мотивация персонала. Благодаря тому, что люди работают в комфортных для себя условиях, они испытывают меньше стресса, чаще отдыхают, демонстрируют более высокую производительность и нацеленность на результат;

  • минимизация ситуаций, негативно влияющих на результаты труда. При удаленном формате работы между коллегами реже возникают конфликты и служебные романы, которые могут плохо влиять на эффективность труда.

Однако удаленная работа полезна не только для бизнеса, но и для самих сотрудников. Среди преимуществ дистанционной деятельности для работников выделяют следующее:

  • экономия времени и денег на дорогу;

  • комфортные условия для работы. Сотрудник может самостоятельно выбирать, в каких условиях ему удобнее всего справляться со своими обязанностями. При желании он может работать, к примеру, в кафе, в дороге или на пляже;

  • гибкий график. Если владелец бизнеса позволяет членам своей команды самостоятельно определять время начала трудового дня, то они могут спланировать максимально удобный для себя график работы;

  • отсутствие стрессовых ситуаций. Когда человек работает дистанционно, он реже вступает в споры и меньше конфликтует с коллегами, что помогает поддерживать ментальное здоровье на высоком уровне;

  • больше времени для личной жизни. Благодаря тому, что человеку, работающему удаленно, не нужно ездить в офис, у него появляется больше свободного времени для общения с родными и близкими, самообразования, занятий спортом и т. д.;

  • высокая продуктивность. Когда специалист работает удаленно, ему не нужно создавать видимость активности. Чем быстрее он справится с поставленными задачами, тем скорее сможет заняться личными заботами.

Перевод команды на удаленную работу: о чем важно знать?

Для организации эффективной дистанционной работы владелец бизнеса должен выстроить и регламентировать множество процессов, от которых зависит деятельность всего коллектива и достижение главных целей компании. В том числе важно наладить грамотное взаимоотношение с подчиненными, выбрать каналы коммуникации, определить порядок выплат зарплат и т. д.

Рассмотрим наиболее важные шаги для перевода сотрудников на удаленную работу и осуществления контроля за их деятельностью.

Оптимизация рабочих процессов и создание регламентов

Чтобы переход на новый формат работы прошел успешно, важно проанализировать внутренние процессы компании и определить, можно ли будет их реализовывать во время дистанционной деятельности. Например, нужно выяснить, сможет ли бухгалтер заверять документы без личной встречи с руководителем, а HR-менеджер проводить собеседования в онлайн-режиме. При необходимости рабочие процессы нужно оптимизировать в соответствии с актуальными запросами.

Также для упрощения процесса работы важно создать регламенты и инструкции, в которых подробно прописать алгоритм решения типовых задач, с которыми может столкнуться персонал.

Формирование команды и проверка технического оснащения

Следующий шаг – составление списка сотрудников, которые будут выполнять свои обязанности дистанционно, формирование плана их работы и обсуждение нюансов деятельности. Если люди поймут, какие требования предъявляются к их работе и в какие сроки она должна быть выполнена, они начнут лучше справляться с поставленными задачами.

Также нужно выяснить, какие технические средства, оборудование и программное обеспечение понадобятся персоналу для выполнения обязанностей удаленно от офиса. При наличии ресурсов вы можете предоставить сотрудникам необходимую программно-техническую базу.

Определение правил взаимодействия

Для построения эффективного взаимодействия в компании нужно определить, по какому графику смогут работать сотрудники, в какой период времени они обязаны быть доступными для общения, когда будут проходить совещания, планерки и т. д. Благодаря этому члены коллектива начнут самостоятельно планировать время для выполнения поставленных задач и более качественно справляться с работой.

Организация удобной коммуникации

Организация удобной коммуникации на удаленке

От того, насколько правильно выстроена коммуникация между членами коллектива, в том числе руководителями и подчиненными, зависит производительность сотрудников и качество их работы. Поэтому необходимо заранее определить, в каком формате будет реализовываться общение, например, с помощью мессенджеров, электронной почты или видеозвонков. Кроме того, важно решить, какое ПО и сервисы использовать для общения.

Для организации удобной коммуникации представители бизнеса применяют следующие инструменты:

  • Zoom – программа для организации видеоконференций. Позволяет бесплатно проводить онлайн-встречи с участием до 50 человек.

  • Skype – позволяет реализовывать видео- и аудиозвонки, обмениваться сообщениями, отправлять текстовые документы, графические изображения и т. д.

  • Slack – корпоративный мессенджер. Среди его функций: аудио- и видеозвонки, веб-конференции, проведение опросов и голосований, приватные чаты и др.

  • Asana – приложение для управления проектами в небольших командах.

  • BlueJeans – облачный сервис для коллективных видеозвонков и конференций с количеством участников до 15 000 человек.

  • Telegram – мессенджер для обмена сообщениями и медиафайлами.

  • CakeHR – приложение для управления персоналом. С помощью сервиса создают и редактируют рабочие смены, обрабатывают запросы на больничные и отпуска, отслеживают переработки и т. д.

  • CleverControl – облачный сервис, который позволяет удаленно и в режиме реального времени контролировать активность сотрудников за компьютерами.

  • Redmine – серверное веб-приложение для управления проектами и задачами.

  • TeamViewer – пакет ПО для удаленного контроля компьютеров, обмена файлами, видеосвязи и веб-конференций.

  • Google-продукты и сервисы. Электронная почта (Gmail), сервисы для планирования встреч и событий (Google Calendar), создания и хранения заметок (Google Keep), анализа трафика сайта (Google Analytics), редактирования текстов, презентаций, таблиц (Google Doc) и др.

Мотивация сотрудников на результат

Удаленная работа требует высокой мотивации каждого члена команды. Чтобы ежедневно просыпаться и с энтузиазмом приступать к выполнению рабочих задач из дома или другого удобного места, человек должен быть в первую очередь заинтересован в конечном результате своего труда. И в силах работодателя побудить сотрудника стать более продуктивным и результативным.

Среди действенных способов мотивации: выплата премий за перевыполнение плана, поощрение тех, кто лучше всего проявил себя по итогам месяца, квартала или года, предоставление дополнительных выходных, оплата обучающих курсов и т. д.

Контроль за деятельностью персонала

Контроль – важная составляющая в управлении персоналом, который работает удаленно от офиса. Сегодня эта функция может быть реализована при помощи технологических решений, позволяющих оперативно подсчитывать количество рабочих часов и общее число выполненных задач. С помощью систем учета трудового времени работодатель определяет, сколько времени сотрудник тратит на реализацию поручения, есть ли у него переработки и т. д.

Эффективность персонала, работающего удаленно, рекомендуют измерять при помощи отдельных метрик. Речь идет о систематическом анализе различных показателей результативности каждого члена команда. Например, во внимание берут количество совершенных сделок или привлеченных клиентов, число реализованных проектов или объем принесенной прибыли за определенный промежуток времени. На основании результатов аудита работодатель принимает решение о выплате зарплат, премий и других поощрений.

Также для контроля деятельности коллектива важно регулярно проводить совещания, на которых обсуждаются итоги проведенной работы, планы на будущее, анализируются проблемы, с которыми столкнулись сотрудники, и предлагаются варианты их решения.

Несмотря на всю важность контроля, он все-таки должен быть умеренным. Поскольку частые проверки и недоверие со стороны руководства могут приводить к развитию стресса у сотрудников.

Удаленная работа на практике: статистика и данные опроса

Интернет-издание AIN проанализировало данные программы учета рабочего времени Yaware.TimeTracker и определило, как изменилась продуктивность шести различных компаний, которые после начала карантина перешли на удаленный режим работы.

Согласно статистическим данным, в марте-апреле 2020-го производительность сотрудников в упомянутых компаниях увеличилась на 10-30% в сравнении с январем-февралем текущего года.

Динамика продуктивности удаленка

Источник: ain.ua

Самый высокий рост продуктивности сотрудников зафиксировали в отделе менеджмента – 34,45%. В отделе разработки показатели производительности труда увеличились на 33,61%, в отделе продаж – на 30,25%, в отделе поддержки – на 1,68%.

Рост продуктивности сотрудников разных отделов на удаленка

Источник: ain.ua

По данным опроса, который провел сервис «OLX Работа», в период, когда в Украине ввели карантинные ограничения, 54% компаний, участвовавших в исследовании, полностью или частично перешли на удаленную работу, а 46% остались в прежнем формате.

Число компаний, перешедших на удаленную работу во время карантина

Источник: OLX Работа

23% работодателей выступают за то, чтобы их сотрудники продолжали трудиться дистанционно, 32% опрошенных хотят совмещать удаленную и офисную работу, а 45% компаний изъявили желание вернуться к традиционному формату деятельности.

Число компаний, выступающих за удаленную работу

Источник: OLX Работа

53% респондентов главным плюсом перехода на дистанционную работу назвали экономию средств на аренду офиса и его содержание. 31% компаний заявил о том, что им понравился новый формат организации деятельности. 19% владельцев бизнеса главным плюсом удаленной работы определили возможность нанимать сотрудников из разных городов, а 17% участников опроса рассказали о повышении эффективности при выборе нового подхода к организации труда.

Плюсы удаленной работы

Источник: OLX Работа

Кроме того, по результатам опроса выяснилось, что 58% работников, которые были переведены на дистанционную деятельность, хотели бы продолжать трудиться в таком формате.


Подробнее об эффективных методиках управления персоналом расскажут 9 декабря на w2conference Kyiv.

Программа ивента >>>

Оцените, пожалуйста новость:
(104 голосов, среднее 4.31 из 5)

Подпишитесь, чтобы получать актуальные новости