Навіщо бізнесу потрібна система внутрішніх комунікацій? Яких помилок варто уникати під час її створення та які канали краще використовувати для спілкування співробітників усередині організації? На ці та інші запитання в інтерв’ю для w2 conference Kyiv 2020 відповіла Яніна Воловик – фахівчиня з внутрішніх комунікацій в IT-компанії Genesis.
Яніна за три місяці запустила роботу внутрішніх комунікацій у Genesis – одній із найбільших продуктових IT-компаній України. До цього вона працювала в «Київстар», де відповідала за комунікаційну підтримку подій і займалася організацією корпоративних заходів.
Докладніше про важливість внутрішніх комунікацій та інструменти, які допомагають забезпечувати взаємодію між співробітниками компанії, – далі в інтерв’ю.
Інтерв’юер: w2 conference Kyiv (w2c Kyiv)
Респондент: Яніна Воловик (Я. В.)
W2c Kyiv: Навіщо потрібні внутрішні комунікації в компанії? Яку роль вони відіграють у розвитку корпоративної культури?
Я. В.: Ключове завдання внутрішніх комунікацій – розвивати та зміцнювати внутрішній бренд компанії. Як результат – вплинути на лояльність співробітників до організації та їхнього утримання. Зрозуміло, на це впливають й інші матеріальні та нематеріальні чинники, але відкрита й постійна комунікація – ключ до побудови довіри між співробітником і компанією.
W2c Kyiv: Чи варто впроваджувати систему внутрішніх комунікацій у невеликі організації та стартапи? Чому?
Я. В.: Варто. Якщо забути про це на ранньому етапі, дуже легко запустити процес і схаменутися, коли вже буде пізно. Якщо процес комунікації налагоджений зі старту – це найкраще рішення. Необов’язково це має бути платформа формату Workplace by Facebook чи Yammer, наприклад. Але вибудувана комунікація від топменеджерів і HR точно має бути. У невеликих компаніях це допоможе уникнути інформаційного вакууму.
W2c Kyiv: На які нюанси важливо звертати увагу, щоб ефективно управляти внутрішньою комунікацією співробітників?
Я. В.: Завжди має бути стратегія: навіщо ми що-небудь робимо, як ми це робимо, для яких цілей та як ми будемо це вимірювати. Метрики необхідні, щоб розуміти, як на комунікацію реагують; що ми можемо змінити та поліпшити. Окрім цього, важливо чути зворотний зв’язок від співробітників та отримувати відкритий фідбек. Це можна вирішити завдяки регулярним опитуванням, наприклад.
Важливо пам’ятати, що співробітники – це ваша цільова аудиторія. Потрібно її вивчити, проаналізувати, зрозуміти, що їй подобається, а що – ні. Водночас варто враховувати, які завдання є в бізнесу. Фактично внутрішні комунікації – це постійний баланс бізнес-цілей та інтересів співробітників.
W2c Kyiv: Дайте пораду, які канали краще за все використовувати для спілкування членів колективу. У чому їхні головні переваги?
Я. В.: Якщо потрібно підібрати інструмент для певної компанії, важливо враховувати безліч чинників – від сфери роботи компанії до кількості фахівців і середнього віку співробітників. Наприклад, канал, який успішно спрацює у великій корпорації, може зовсім не підійти IT-компанії.
Загалом, спілкуючись із колегами з різних компаній, спостерігаю таку тенденцію: всередині організації використовують два інструменти – інтранет і пошта або інтранет і месенджер.
Якщо ми говоримо про інтранет, найбільш популярні – Microsoft SharePoint, Yammer, Workplace, Zoho Connect, Simpplr. До того ж у 2020 році вони ввійшли до рейтингу найкращих за версією G2 Track. Основна перевага будь-якого інтранету – повноцінна платформа для публікації новин і посібників, створення форумів і груп, зберігання файлів. Функціонал залежить від самого сервісу.
Якщо необхідний месенджер, то найчастіше використовують для роботи Slack, Telegram, Skype. Якщо важливо комунікувати швидко, месенджер – це чудовий варіант.
W2c Kyiv: Яких помилок ви порекомендуєте уникати під час створення системи внутрішніх комунікацій?
Я. В.: Є кілька помилок. Перша – будувати систему внутрішніх комунікацій без розуміння ЦА та бізнес-цілей. Друга – довіряти цю нішу людям, які ніколи раніше цим не займалися.
Наприклад, зараз не в усіх компаніях є повноцінна посада фахівця з внутрішніх комунікацій. Цим частково можуть займатися HR-менеджери, фахівці з навчання та розвитку, іноді буває, що й рекрутери. У такому разі немає фокуса на внутрішніх комунікаціях: люди займаються ними тільки тоді, коли є вільний час.
Помилки, які можуть бути навіть у фахівців із внутрішніх комунікацій, – зупинитися на готових рішеннях і не спробувати нові формати контенту, активностей тощо. Згодом співробітникам усе звичне «приїдається», тому потрібно постійно утримувати увагу.
W2c Kyiv: На вашу думку, які компанії можна назвати показовими щодо розвитку системи внутрішніх комунікацій?
Я. В.: Однозначно Facebook. По-перше, компанія зробила чудовий продукт для розвитку внутрішніх комунікацій як із технічної точки зору, так і UI/UX. По-друге, перевага їхньої команди в тому, що вони повноцінно працюють із контентом, кожен інфопривід підготовлений і продуманий. Про це дізналася з презентації фахівців на конференції в Лондоні. Можу сказати, що їхній приклад став мотиваційним для мене в роботі з контентом для внутрішніх комунікацій.
З українських компаній – звісно, Genesis. За рік роботи нам вдалося вибудувати зручну та зрозумілу систему. Працюємо з внутрішніми комунікаціями на 360°: від контенту та мотиваційних проєктів до активностей для нетворкінгу й розвитку EVP у сфері бенефітів.
W2c Kyiv: Про що розповісте на w2 conference Kyiv?
Я. В.: На конференції розповім про те, чому будь-якому бізнесу важливі внутрішні комунікації, на що вони впливають у короткостроковій і довгостроковій перспективі, як вибудовували систему внутрішніх комунікацій у Genesis. Додатково – наші експерименти та результати.
9 грудня Яніна виступить на w2 conference Kyiv 2020, де представить доповідь на тему «Внутрішні комунікації в компанії: навіщо вони потрібні та як допомагають бізнесу». Також вона відповість на запитання гостей.
