Дистанційна робота у 2020 році: переваги та головні етапи впровадження

Дистанційна робота у 2020 році: переваги та головні етапи впровадження

Під час пандемії COVID-19 і карантину компанії, які прагнуть успішно розвивати свій бізнес, були змушені в прискореному темпі адаптуватися під нові реалії ринку. Й одним із головних завдань роботодавців став вибір формату діяльності.

В умовах дії карантинних обмежень, коли турбота про здоров’я персоналу вийшла на перший план, найбільш оптимальним варіантом для бізнесу стає перехід на віддалену роботу. Переваги такого формату вже встигли оцінити як українські, так і міжнародні компанії.

У чому ж головні плюси віддаленої діяльності? І як перевести бізнес на новий формат роботи, не знизивши ефективність команди? Про все це читайте далі.

Дистанційна робота у 2020 році: головні переваги

Дистанційна робота у 2020 році

Концепцію віддаленої роботи вперше озвучили ще в 1972 році. Тоді була висловлена ідея про те, що співробітникам не обов’язково працювати в офісі, бо завдяки наявним засобам зв’язку контакт із ними можна підтримувати й на відстані. Через роки завдяки розвитку Інтернету цікавість до віддаленої роботи збільшилася. А під час пандемії коронавірусу та введених через неї обмежень дистанційний формат діяльності став особливо актуальним і популярним у різних сферах.

Наприклад, у 2020 році на віддалену роботу перейшли такі світові гіганти: Twitter, Facebook, Amazon, Google та Microsoft. В українських компаніях також практикується дистанційна діяльність. У поточному році про новий формат організації праці заявляли Uklon, Wargaming, Work.ua, ЛУН, monobank, Grammarly, Vodafone й інші. Деякі компанії відправили на віддалену роботу весь персонал, а інші – певних фахівців чи відділи.

Переведення колективу на дистанційну роботу допомагає не тільки захистити людей від зараження вірусними інфекціями. Такий підхід відкриває перед компанією нові можливості. Якщо правильно вибудувати всі процеси та грамотно управляти персоналом, то в підсумку можна підвищити продуктивність співробітників, знизити витрати та поліпшити бізнес-показники.

До переваг віддаленої роботи для бізнесу належать:

  • скорочення витрат. Коли колектив працює дистанційно, власник бізнесу зменшує витрати на оренду офісу та його обслуговування;

  • економічна вигода. У деяких випадках власники бізнесу виплачують своїм співробітникам зарплату тільки за фактом виконаної роботи. Чим більше фахівець зробив завдань, тим вищий дохід отримав. Завдяки такому підходу роботодавець спроможний ефективно розпоряджатися коштами з фонду заробітної плати;

  • можливість сформувати команду зі співробітників, які працюють у різних містах і навіть країнах. Формат дистанційної роботи дає змогу наймати кваліфікованих фахівців, які проживають у різних частинах світу. Окрім цього, формування команди з людей, що перебувають у різних часових поясах, дасть змогу налагодити цілодобовий графік роботи, якщо в цьому є необхідність;

  • висока мотивація персоналу. Завдяки тому, що люди працюють у комфортних для себе умовах, вони відчувають менше стресу, частіше відпочивають, демонструють вищу продуктивність і націленість на результат;

  • мінімізація ситуацій, що негативно впливають на результати праці. За віддаленого формату роботи між колегами рідше виникають конфлікти та службові романи, які можуть погано впливати на ефективність праці.

Однак віддалена робота корисна не тільки для бізнесу, але і для самих співробітників. З-поміж переваг дистанційної діяльності для працівників виділяють такі:

  • економія часу та грошей на дорогу;

  • комфортні умови для роботи. Співробітник може самостійно обирати, у яких умовах йому найзручніше справлятися зі своїми обов’язками. За бажання він може працювати, наприклад, у кафе, у дорозі чи на пляжі;

  • гнучкий графік. Якщо власник бізнесу дозволяє членам своєї команди самостійно визначати час початку робочого дня, то вони можуть спланувати максимально зручний для себе графік роботи;

  • відсутність стресових ситуацій. Коли людина працює дистанційно, вона рідше вступає в суперечки та менше конфліктує з колегами, що допомагає підтримувати ментальне здоров’я на високому рівні;

  • більше часу для особистого життя. Завдяки тому, що людині, яка працює віддалено, не потрібно їздити в офіс, у неї з’являється більше вільного часу для спілкування з рідними та близькими, самоосвіти, занять спортом тощо;

  • висока продуктивність. Коли фахівець працює віддалено, йому не потрібно створювати видимість активності. Чим швидше він впорається з поставленими завданнями, тим швидше зможе зайнятися особистими турботами.

Переведення команди на віддалену роботу: про що важливо знати?

Переведення команди на віддалену роботу

Для організації ефективної дистанційної роботи власник бізнесу має вибудувати та регламентувати безліч процесів, від яких залежить діяльність усього колективу та досягнення головних цілей компанії. Зокрема, важливо налагодити грамотні стосунки з підлеглими, обрати канали комунікації, визначити порядок виплат зарплат тощо.

Розглянемо найбільш важливі кроки для переведення співробітників на віддалену роботу та здійснення контролю за їхньою діяльністю.

Оптимізація робочих процесів і створення регламентів

Щоб перехід на новий формат роботи відбувся успішно, важливо проаналізувати внутрішні процеси компанії та визначити, чи можна буде їх реалізовувати під час дистанційної діяльності. Наприклад, потрібно з’ясувати, чи зможе бухгалтер завіряти документи без особистої зустрічі з керівником, а HR-менеджер проводити співбесіди в онлайн-режимі. За необхідності робочі процеси потрібно оптимізувати відповідно до актуальних запитів.

Також для спрощення процесу роботи важливо створити регламенти й інструкції, у яких докладно прописати алгоритм розв’язання типових проблем, з якими може зіткнутися персонал.

Формування команди та перевірка технічного оснащення

Наступний крок – складання списку співробітників, які виконуватимуть свої обов’язки дистанційно, формування плану їхньої роботи й обговорення нюансів діяльності. Якщо люди зрозуміють, які вимоги висуваються до їхньої роботі та в які терміни вона має бути виконана, вони почнуть краще справлятися з поставленими завданнями.

Також потрібно з’ясувати, які технічні засоби, обладнання та програмне забезпечення знадобляться персоналу для виконання обов’язків віддалено від офісу. За наявності ресурсів ви можете надати співробітникам необхідну програмно-технічну базу.

Визначення правил взаємодії

Для побудови ефективної взаємодії в компанії потрібно визначити, за яким графіком зможуть працювати співробітники, у який період часу вони зобов’язані бути доступними для спілкування, коли відбуватимуться наради, планерки тощо. Завдяки цьому члени колективу почнуть самостійно планувати час для виконання поставлених завдань і якісніше справлятися з роботою.

Організація зручної комунікації

Організація зручної комунікації робота дистанційно

Від того, наскільки правильно вибудувана комунікація між членами колективу, зокрема керівниками та підлеглими, залежить продуктивність співробітників та якість їхньої роботи. Тому необхідно заздалегідь визначити, у якому форматі реалізовуватиметься спілкування, наприклад, за допомогою месенджерів, електронної пошти чи відеодзвінків. Окрім цього, важливо вирішити, яке ПЗ і сервіси використовувати для спілкування.

Для організації зручної комунікації представники бізнесу застосовують такі інструменти:

  • Zoom – програма для організації відеоконференцій. Дає змогу безкоштовно проводити онлайн-зустрічі за участю до 50 осіб.

  • Skype – дає змогу реалізовувати відео- й аудіодзвінки, обмінюватися повідомленнями, відправляти текстові документи, графічні зображення тощо.

  • Slack – корпоративний месенджер. З-поміж його функцій: аудіо- та відеодзвінки, вебконференції, проведення опитувань і голосувань, приватні чати тощо.

  • Asana – додаток для управління проєктами в невеликих командах.

  • BlueJeans – хмарний сервіс для колективних відеодзвінків і конференцій із кількістю учасників до 15 000 осіб.

  • Telegram – месенджер для обміну повідомленнями та медіа.

  • CakeHR – додаток для управління персоналом. Завдяки сервісу створюють і редагують робочі зміни, обробляють запити на лікарняні та відпустки, відстежують понадурочну роботу тощо.

  • CleverControl – хмарний сервіс, який дає змогу віддалено та в режимі реального часу контролювати активність співробітників за комп’ютерами.

  • Redmine – серверний вебдодаток для управління проєктами та завданнями.

  • TeamViewer – пакет ПЗ для віддаленого контролю комп’ютерів, обміну файлами, відеозв’язку та вебконференцій.

  • Google-продукти та сервіси. Електронна пошта (Gmail), сервіси для планування зустрічей і подій (Google Calendar), створення та зберігання заміток (Google Keep), аналізу трафіку сайту (Google Analytics), редагування текстів, презентацій, таблиць (Google Doc) тощо.

Мотивація співробітників на результат

Дистанційна робота вимагає високої мотивації кожного члена команди. Щоб щодня прокидатися та з ентузіазмом приступати до виконання робочих завдань із дому чи іншого зручного місця, людина має бути передусім зацікавленою в кінцевому результаті своєї праці. І роботодавцеві варто спонукати співробітника стати продуктивнішим і результативнішим.

З-поміж дієвих способів мотивації: виплата премій за перевиконання плану, заохочення тих, хто найкраще проявив себе за підсумками місяця, кварталу чи року, надання додаткових вихідних, оплата навчальних курсів тощо.

Контроль за діяльністю персоналу

Контроль – важливий складник в управлінні персоналом, який працює віддалено від офісу. Сьогодні ця функція може бути реалізована завдяки технологічним рішенням, які дають змогу оперативно підраховувати кількість робочих годин і загальну кількість виконаних завдань. Завдяки системам обліку робочого часу роботодавець визначає, скільки часу співробітник витрачає на реалізацію доручення, чи є в нього перероблення тощо.

Ефективність персоналу, що працює віддалено, рекомендують вимірювати завдяки певним метрикам. Йдеться про систематичний аналіз різних показників результативності кожного члена команди. Наприклад, до уваги беруть кількість укладених угод чи залучених клієнтів, кількість реалізованих проєктів чи обсяг принесеного прибутку за певний проміжок часу. На підставі результатів аудиту роботодавець приймає рішення про виплату зарплат, премій та інших заохочень.

Також для контролю діяльності колективу важливо регулярно проводити наради, на яких обговорюються підсумки проведеної роботи, плани на майбутнє, аналізуються проблеми, з якими зіткнулися співробітники, і пропонуються варіанти їхнього розв’язання.

Попри всю важливість контролю, він все-таки має бути помірним. Оскільки часті перевірки та недовіра з боку керівництва можуть призводити до розвитку стресу в співробітників.

Дистанційна робота на практиці: статистика та дані опитування

Інтернет-видання AIN проаналізувало дані програми обліку робочого часу Yaware.TimeTracker і визначило, як змінилася продуктивність шести різних компаній, які після початку карантину перейшли на віддалений режим роботи.

Згідно зі статистичними даними, у березні-квітні 2020-го продуктивність співробітників у згаданих компаніях збільшилася на 10-30% порівняно із січнем-лютим поточного року.

Динаміка продуктивності віддалена робота

Джерело: ain.ua

Найвище зростання продуктивності співробітників зафіксували у відділі менеджменту – 34,45%. У відділі розроблення показники продуктивності праці збільшилися на 33,61%, у відділі продажів – на 30,25%, у відділі підтримки – на 1,68%.

Зростання продуктивності співробітників різних відділів

Джерело: ain.ua

За даними опитування, яке провів сервіс «OLX Робота», у період, коли в Україні запровадили карантинні обмеження, 54% компаній, які брали участь у дослідженні, повністю чи частково перейшли на віддалену роботу, а 46% залишилися в колишньому форматі.

Число компаній, які перейшли на віддалену роботу під час карантину

Джерело: OLX Работа

23% роботодавців обстоюють те, щоб їхні співробітники надалі працювали дистанційно, 32% опитаних хочуть поєднувати віддалену й офісну роботу, а 45% компаній виявили бажання повернутися до традиційного формату діяльності.

Число компаній, які виступають за віддалену роботу

Джерело: OLX Работа

53% респондентів головним плюсом переходу на дистанційну роботу назвали економію коштів на оренду офісу та його утримання. 31% компаній заявив про те, що їм сподобався новий формат організації діяльності. 19% власників бізнесу головним плюсом віддаленої роботи визначили можливість наймати співробітників із різних міст, а 17% учасників опитування розповіли про підвищення ефективності під час вибору нового підходу до організації праці.

Плюси віддаленої роботи

Джерело: OLX Работа

Окрім цього, за результатами опитування з’ясувалося, що 58% працівників, які були переведені на дистанційну діяльність, хотіли б надалі працювати в такому форматі.


Докладніше про ефективні методики управління персоналом розкажуть 9 грудня на w2conference Kyiv.

Програма івенту >>>

Оцініть цю новину:
(54 голосів, середнє 4.31 з 5)

Пiдписатися на новини та спецiальнi пропозицiї